Kerrostalokyttääjän muistiinpanot

Kuva: Kaisa Leiwo

Kynät pois taloyhtiöissä

Kiinteistö- ja rakennusalan keskeiset toimijat haastoivat toukokuun puolivälissä koko toimialan luopumaan yhteistuumin perinteisistä allekirjoituksista kaikissa dokumenteissa ja siirtymään sähköisiin allekirjoituksiin.  Muutosta on puhuttu ja tehty jo pitkään myös taloyhtiöissä – noinkohan korona saa tämänkin digiloikan osan toteutumaan?

Sähköinen allekirjoitus on yhtä pätevä kuin perinteinen allekirjoitus, kunhan allekirjoittaja on tunnistautunut vahvasti eli esimerkiksi pankkitunnuksilla.  Tämä tunnistautuminen tekee sähköisestä allekirjoittamisesta turvallisen.  Sähköinen allekirjoittaminen mahdollistaa nopean, ajasta ja paikasta riippumattoman allekirjoitusprosessin. Se on ympäristöystävällinen ja kustannustehokas tapa – postitukseen, tulostamiseen ja skannaukseen liittyvät kustannukset ja ympäristövaikutukset jäävät kokonaan pois. Näiden syiden vuoksi alan toimijat ovat haastaneet toimialan heittämään kynät pois.

Sähköisen allekirjoittamisen h-hetki voikin olla juuri nyt. Kulunut kevät on lisännyt sähköistä asiointia ja sähköisiä kokouksia taloyhtiöissä tuntuvasti. Kun on ollut pakko, niin monet asiat on voitu sujuvasti hoitaa digitaalisesti. Todennäköisesti toimintatavat tulevat koronan seurauksena muuttumaan ja jotkin sähköisen asioinnin käytännöt jäävät pysyviksi. Tähän yleistyvään sähköiseen asiointiin sopii hyvin myös sähköinen allekirjoittaminen.

Sähköisten allekirjoitusten toivotaan tuovan alalle ja taloyhtiöihin katkeamattomat digitaaliset prosessit. Usein esimerkiksi kokoukset ja niiden dokumentointi tapahtuvat jo sähköisesti. Sähköisen prosessin lopuksi asiakirjat kuitenkin tulostetaan, postitetaan allekirjoitettaviksi ja lopuksi skannataan sähköiseen alustaan. Kokonaisuuden digitalisoiminen myös allekirjoittamisen osalta säästäisi luontoa, aikaa ja rahaa.

Haastesivulta kynatpois.fi löytyvällä laskurilla yksittäinen toimija voi laskea sähköisen allekirjoittamisen vaikutukset ja hyödyt omalle organisaatiolle.  Vaikutukset voi laskea euroina, tunteina ja paperiarkkien määränä sekä hiilidioksidipäästöinä.

Kynät pois -haastetta koordinoiva KIRAHub kysyi alan toimijoilta sähköisestä allekirjoittamisesta. Tällä hetkellä vain 2,7 % vastaajista kertoi allekirjoittavansa asiakirjat täysin digitaalisesti. Potentiaalia hankkeelle siis löytyy varsinkin kun 71 % vastaajista on aikeissa siirtyä sähköiseen allekirjoittamiseen.

Ottakaa haaste vastaan ja sähköiset allekirjoituksen käyttöön. Se ei ole vaikeaa vaan yllättävänkin sujuvaa ja helppoa.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *