Kerrostalokyttääjän muistiinpanot

Kuva: Kaisa Leiwo

Henkilötiedot taloyhtiössä – saako porraskäytävässä olla nimitaulu?

Tietosuoja-asiat olivat paljon esillä julkisuudessa keväällä 2016, kun EU:n uusi tietosuoja-asetus astui voimaan Suomessa. Tuolloin taloyhtiöissä keskusteltiin mm siitä, miten niissä käsitellään henkilötietoja, mitä tietoja voidaan kerätä ja miten tietoja voidaan käyttää.

Tietosuojavaltuutetun toimisto on sittemmin julkaissut toimintaohjeita – usein kysyttyjä kysymyksiä – jotka antavat vastauksia ja tulkinta-apua moniin kysymyksiin.

Porraskäytävässä saa olla nimitaulu

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan porraskäytävässä oleva nimitaulu ei muodosta itsenäistä henkilörekisteriä. Nimitaulun voidaan katsoa olevan perusteltu mm siksi, että se helpottaa pelastustoimen toimintaa.

Muiden listojen merkintöjä taloyhtiöissä tulee harkita. Esimerkiksi saunavuoroista tai pysäköintipaikoista ei ole tarpeen pitää näkyvillä listoja, joissa näkyy varanneiden nimitietoja. Tietosuojavaltuutetun mukaan kannattaa ennemmin suosia huoneiston numeroa tai ”varattu” -merkintää.

Lakisääteiset henkilörekisterit taloyhtiössä

Taloyhtiössä on tavallisesti ainakin kahdenlaisia lakisääteisiä henkilörekistereitä. Yhtiön on ensinnäkin pidettävä yllä osakeluetteloa eli rekisteriä kaikista yhtiön osakkeenomistajista. Toisekseen yhtiön on pidettävä yllä ns remonttirekisteriä eli rekisteriä osakkaiden tekemistä remonteista. Näistä molemmista säädetään asunto-osakeyhtiölaissa.

Tietosuojavaltuutetun mukaan myös asukasluettelon pito perustuu taloyhtiön ns oikeutettuun etuun pitää kirjaa asukkaistaan voidakseen järjestää näille asumispalveluja.

Luetteloihin ei kuitenkaan tule kerätä muita kuin lakiin perustuvia tai muutoin tarpeellisia henkilötietoja. Esimerkiksi henkilötunnusta, ammattia, siviilisäätyä tms tietoa ei todennäköisesti ole perusteltua kerätä.

Taloyhtiö voi tietosuojavaltuutetun mukaan kerätä henkilötunnuksia voidakseen yksilöidä osakkaat ja asukkaat yksiselitteisesti palvelujen laskutusta varten. Tällaisia laskutettavia palveluja ovat taloyhtiössä esimerkiksi vastikkeet, vuokrat ja käyttökovaukset. Lisäksi henkilötunnuksia tarvitaan esimerkiksi hallituksen jäsenten palkkioita maksettaessa.

Kannattaa muistaa, että henkilötietojen käsittelyyn taloyhtiössä on aina oltava laillinen käsittelyperuste eikä taloyhtiön tule kerätä kuin niitä tietoja joita se todella tarvitsee. Tietoja saa käyttää vain siinä tarkoituksessa, mihin tiedot on kerätty.

Tietojen käsittelyn pitää olla läpinäkyvää, kohtuullista ja lain mukaista. Lisäksi taloyhtiön on varmistettava, että tiedot pysyvät oikeellisina ja tarpeen mukaan päivitettävä niitä.

Jätä kommentti

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *